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谈财务信息系统的内部控制

发布:财务处     发布时间:2009-03-05点击率:1449
    高校在建立了财务信息系统后,高校会计核算、财务管理和会计信息发布查询的环境发生了很大的变化,财务人员的管理观念也随之而变。由于使用了计算机,会计数据处理的速度加快了,会计核算的准确性和可靠性得到了极大的提高,减少了因疏忽大意及计算失误造成的差错,提高了会计核算和财务管理的效率,减轻了财务人员的工作量,赢得了更多的时间解决财务管理中的战略发展和存在的问题。同时,也为高校的内部控制带来了许多前所未有的新问题,对高校内部控制制度造成了极大的冲击,使高校内部控制制度在新的环境下显得落后于形势了。由于财务信息系统的特殊性,建立一套严密的、适合财务信息系统的内部控制管理制度就显得尤为重要。

一、财务信息系统对传统内部会计控制的影响

1、  财务信息系统的建立,改变了高校会计核算和财务管理的环境。

    高校使用计算机处理会计和财务数据后,高校的会计核算和财务管理环境发生了很大的变化,财务部门的组成人员从原来由财务、会计专业人员组成,转变为由财务、会计专业人员和计算机数据处理系统的管理人员及计算机专家组成。随着远程通讯技术的发展,会计信息的网上实时处理成为可能,对分校区办学的高校,会计业务事项可以在不同校区的某个终端机上瞬间完成数据处理工作。因此,要保证高校财产物资的安全完整、保证财务信息系统对高校教育、科研事业活动反映的真实和准确,达到高校管理的目标,高校内部控制制度的建立和完善就显得更为重要,内部控制制度的范围和控制程序较之手工会计系统更加广泛,更加复杂。

2、  财务信息系统的建立,促使了传统手工财务信息系统所具有的功能归并。

    在手工信息系统中,职责划分是一项重要的内部控制制度。例如,在手工会计信息系统中,记录总账和记录明细账的职责要分工,但在账务核算处理系统中,这些分工功能逐渐被并入电子数据处理系统中;又如,在工资处理系统中,计算机既记录所有职工的工资,又计算职工每月的工资和各种政策性和非政策性扣款,打印职工的应发工资等等。在财务信息系统中,若采用非数据库处理系统,因每个个别的系统各自拥有的储存媒介,仍可核对两个由不同人员负责处理的系统所产生文件的内容而发现错弊的存在,尚可勉强维持职权划分的部分功能。但当组织采用数据库管理系统时,因相同资料仅输入及保留一份在数据库内,各系统不再个别重复建立其本身使用的数据库,则上述非数据库系统所具有的职权划分的功能已不复存在。

3、  财务信息系统的建立,使会计数据与责任高度集中。

    在手工信息系统中,许多资料分散保存在高校的各个责任部门,没有经过授权批准的人很难花很多的时间分别到各部门的文件柜里浏览所有的文件。但在财务信息系统中,全部的数据高度集中于电子数据处理部门,如果没有适当的控制,未经授权批准的人可以轻而易举地利用指令来浏览所有的文件,一些机密数据也很可能被不法分子很方便地拷贝甚至可能被非法篡改而不留下任何痕迹。除了数据高度集中外,财务信息系统的另一风险就是责任高度集中。例如,在手工财务信息系统中,由经济业务产生原始凭证,根据原始凭证,编制记账凭证;根据记账凭证,登记账簿,编制报表。每一步都有文字记录,每一步都有经手人负责。但在财务信息系统中,原始数据一经输入计算机,就由计算机按程序指令自动处理,无论是记账,还是编制报表,基本上由计算机自动处理,中间一般没有经手人负责,全部责任都高度集中于电子数据处理系统。

4、  财务信息系统的建立,改变了部分会计凭证的形式。

    在财务信息系统中,会计和财务的业务处理方法和处理程序发生了很大的变化,各类会计凭证和报表的生成方式、会计信息的储存方式和储存媒介也发生了很大的变化。原先反映会计和财务处理过程的各种原始凭证、记账凭证、汇总表、分配表、工作底稿等作为基本会计资料的书面形式的资料减少了,有些甚至消失了。原来书面形式的各类会计凭证转变为以文件、记录形式储存在磁性介质上,因此,财务信息系统的内部控制与手工会计系统的内部控制制度有着很大的不同,控制的重点由对人的控制为主转变为对人、机控制为主的,控制的程序也应当与计算机处理程序相一致。

5、  财务信息系统的建立,使控制舞弊、犯罪的难度增大。

    随着计算机使用范围的扩大,利用计算机进行的贪污、舞弊、诈骗等犯罪活动也有所增加,由于储存在计算机磁性媒介上的数据容易被篡改,有时甚至能不留痕迹地篡改,数据库技术的使用使数据高度集中,未经授权的人员有可能通过计算机和网络浏览全部数据文件,复制、伪造、销毁高校重要的数据。计算机犯罪具有很大的隐蔽性和危害性,发现计算机舞弊和犯罪的难度较之手工会计系统更大,计算机舞弊和犯罪造成的危害和损失可能比手工会计系统更大,因此,财务信息系统的内部控制不仅难度大、复杂,而且还要有各种控制的计算机技术手段。

6、  财务信息系统的建立,使会计信息容易丢失,差错反复发生。

    在手工信息系统中,由于各项经济业务记录于书面纸张,是肉眼可见的,一般来说,不容易丢失。但在财务信息系统中,各项经济业务存储于电、磁介质上,是肉眼不可见的,而且这些电、磁介质在受热、受潮或强的电磁场下都会毁坏,工作人员疏忽大意容易也会将存储于这些磁性介质上的信息毁坏。因此,存于这些电、磁介质之上的信息有丢失和毁坏的危险。另外,在手工信息系统中,发生差错往往是个别现象,而且由于数据处理各环节分散于多个人员完成,一个部门或人员的差错往往可以在下一个环节中被发现并被改正。由于计算机处理依靠程序运行并且运算速度极高,其处理结果一旦在某一环节发生差错,就能在短时间内迅速蔓延,使得相应的文件、账簿乃至整个系统的信息失真。如果错误是由于应用程序和系统软件造成的,则计算机会反复执行同一错误操作,多次给出错误结果。

    从以上分析可见,财务信息系统的内部控制制度与手工会计系统的内部控制制度相比较,内部控制的范围更大,控制程序更复杂,控制的重点为职能部门和计算机数据处理部门并重,是人工控制和计算机自动控制相结合的多方位控制,突出了控制的综合性和全面性。随着计算机在会计工作中的普遍应用,管理部门对由计算机产生的各种数据、报表等会计信息的依赖越来越大,这些会计信息的产生只有在严格的控制下,才能保证其真实性和准确性;同时也只有在严格的控制下,才能预防和减少计算机犯罪的可能性。

二、财务信息系统内部控制的控制目标

    财务信息系统内部控制的目标,是指通过控制所要解决的问题和所要达到的目的。可概括以下五个方面:

1、  确保系统的合规合法。

    财务信息系统与手工信息系统一样,系统本身及其所处理的经济业务必须符合国家有关的法律、法令、方针、政策,符合有关部门颁布的各种规章制度、条例等,如现行的会计制度、财务制度等。因此在设计系统的过程中以及系统运行阶段,必须建立适当的内部控制,确保系统及其所处理的经济业务合规合法。
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